Wer sich Selbständig macht, freiberuflich tätig ist oder ein größeres Unternehmen aufgebaut hat weiss, das verschiedene Steuern zu entrichten sind. Ich sage geraden jungen Gründerinnen und Gründern, das das Geld auf dem Geschäftskonto mit dem erwirtschafteten Umsatz nicht zur freien verfügung steht. Denn Umsatz ist nicht gleich Gewinn.
Ich bin kein Steuerberater und darf keinerlei steuerliche Beratung tätigen. Deshalb habe ich hier ein Thema gewählt, welches bereits in meiner Mandantschaft aufgekommen ist und teilweise für Verwirrung sorgt. Dabei ist eine Betriebsprüfung nichts aussergewöhnliches und wird regelmäßig bei Unternehmen durchgeführt.
Ihr Unternehmen läuft erfolgreich, Sie haben erste Hürden gemeistert und Krisen überstanden. Doch eines Tages steht sie vor der Tür: die Betriebsprüfung durch das Finanzamt. Auch wenn die Wahrscheinlichkeit einer Prüfung bei kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) gering ist, sollten Sie wissen, was dabei auf Sie zukommt.
Was ist eine Betriebsprüfung?
Die Betriebsprüfung, auch Außenprüfung genannt, wird von der zuständigen Finanzbehörde (in der Regel Ihrem Finanzamt) durchgeführt. Ziel ist es, sicherzustellen, dass alle steuerlichen Verpflichtungen korrekt erfüllt werden – weder zu Ihrem Nachteil noch zu dem des Staates. Deshalb ist es entscheidend alle Unterlagen und Dokumente, welche die betrieblichen Belange wiedergeben aufzubewahren. Denken Sie dabei auch an die Aufbewahrungsfristen.
Rechtliche Grundlage: Die Abgabenordnung (AO) regelt die Betriebsprüfung. Der Prüfer untersucht die Besteuerungsgrundlagen sowohl zu Ihren Gunsten als auch zuungunsten (§ 194, Abs. 1 AO und § 199, Abs. 1 AO).
Was dürfen die Prüfer und wie läuft eine Prüfung ab?
Ja, das Finanzamt darf Betriebsprüfungen durchführen – allerdings unter bestimmten Bedingungen:
- Ankündigung: Die Prüfung muss rechtzeitig angekündigt werden.
- Prüfungsumfang: Sie werden vorab informiert, welche Steuerarten und Zeiträume geprüft werden.
Wichtige Neuerung ab 2025: Die Ablaufhemmung der Festsetzungsfrist wird auf fünf Jahre begrenzt. Das bedeutet, dass die Festsetzungsfrist spätestens fünf Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres endet, in dem die Prüfungsanordnung bekanntgegeben wurde. (Quelle)
Seien Sie dabei ganz entspannt. Ich selbst habe verschiedene Prüferinnen und Prüfer vor Ort im Unternehmen kennengelernt. Sie machen einen ausgesprochenen guten Job und sind sehr hilfsbereit bei Fragen und Themenklärung.
Welche Steuerarten werden geprüft?
Im Prinzip können alle Steuerarten untersucht werden – von der Einkommensteuer über die Gewerbesteuer bis hin zu Verbrauchssteuern wie der Sekt- oder Zündholzsteuer. Typischerweise stehen jedoch folgende Steuerarten im Fokus:
- Umsatzsteuer
- Einkommenssteuer
- Gewerbesteuer
- Körperschaftssteuer
Wo findet die Prüfung statt?
In der Regel findet die Betriebsprüfung in den Geschäftsräumen Ihres Unternehmens statt. In Ausnahmefällen kann sie auch bei Ihrem Steuerberater durchgeführt werden. Der Prüfer hat das Recht, Ihre Grundstücke und Geschäftsräume zu betreten.
Welche Unterlagen müssen bereitgestellt werden?
Sie sind verpflichtet, dem Prüfer sämtliche relevanten Unterlagen zur Verfügung zu stellen, darunter:
- Finanzbuchhaltungsdokumente
- Belege, Dateien und Geschäftspapiere
- Zugang zu Datenverarbeitungssystemen
Darüber hinaus sind Sie auskunftspflichtig zu allen Themen, die den Prüfungszeitraum betreffen.
Ab 2025: Steuerpflichtige müssen nach einer Betriebsprüfung auch betroffene Sachverhalte in nicht geprüften Steuererklärungen berichtigen. Dies betrifft insbesondere Dauersachverhalte wie Abschreibungen oder Rückstellungen. (Quelle)
Wie endet die Prüfung?
Zum Abschluss gibt es in der Regel eine Schlussbesprechung, bei der Ergebnisse und strittige Punkte diskutiert werden. Sie werden rechtzeitig über diesen Termin informiert. Es ist sinnvoll, Ihren Steuerberater hinzuzuziehen, da der Abschlussbericht die Grundlage für eventuelle Steuerbescheide bildet.
Weitere Prüfungen durch die Finanzbehörden
Neben der klassischen Betriebsprüfung gibt es weitere Prüfungsarten, die unangekündigt erfolgen können:
- Umsatzsteuer-Nachschau: Seit 2002 hat die Finanzverwaltung das Recht, unangemeldet umsatzsteuerrelevante Sachverhalte zu prüfen. Mehr dazu in meinem Artikel: „Kalt erwischt! Umsatzsteuer-Nachschau – So verhalten Sie sich richtig“.
- Lohnsteuer-Nachschau: Diese neue Prüfungsart erlaubt ebenfalls unangekündigte Kontrollen. Details finden Sie in meinem Artikel: „Lohnsteuer-Nachschau – Neue Prüfung ohne Ankündigung“.
- Steuerfahndung: Bei begründetem Verdacht auf Steuerhinterziehung kann die Steuerfahndung unangekündigt erscheinen. In solchen Fällen sollten Sie einen Experten hinzuziehen und gegebenenfalls Ihr Recht auf Aussageverweigerung nutzen.